A3 Report

A3 report je nástrojom na riešenie problémov a používa sa na skúmanie kritických miest projektov. Tento druh Reportu sa musí ľahko zmestiť na jednu stranu formátu A3. A3 report môže byť charakterizovaný ako nástroj na relatívne krátke aktivity zlepšovania. A3 Report je neoddeliteľnou súčasťou výrobného systému automobilky Toyota a základným nástrojom Toyoty na implementáciu PDCA manažérstva.

Prečo požívať? Pretože vypísanie formulára núti autorov vyjadrovať sa stručne a výstižne. Krátke správy vo forme A3 Reportov sú distribuované všetkým zainteresovaným stranám, a ich krátkosť „zaručuje“, že budú prečítané. Každý formulár je vypísaný raz a je prečítaný mnoho krát. Tento nástroj poskytuje zdravší a produktívnejší spôsob myslenia ako je to zvykom.

Kde sa uplatňuje? Je základným nástrojom riešenia problémov podľa TPS (Toyota Production System). Je široko využiteľný ako vo výrobných závodoch (najmä v automobilovom priemysle), tak aj o organizáciách poskytujúcich služby.

Príklad A3 reportu:

Postup riešenia problémov podľa A3:

  1. Identifikácia problému resp. potreby.
  2. Pochopenie súčasného stavu a zber dát. Pred tým ako  sa začne s riešením problému, je nutné si uvedomiť fakty a jasne vymedziť súčasný stav.  V rámci tohto kroku tím musí stručne zhrnúť všetky získane dáta (napr. štatistiky, tabuľky, grafy atď.), pričom „dôležité“ skutočnosti umiestniť do formulára A3 reportu. 
  3. Analýza koreňovej príčiny. Keď máte predstavu o tom, ako analyzovaný proces v súčasnosti funguje, je čas na analýzu koreňovej príčiny problému. V tejto fáze je vhodné použiť rôzne nástroje analytické nástroje manažérstva kvality.
  4. Návrh nápravných opatrení. Ako náhle je súčasná situácia pochopená a sú stanovené koreňové príčiny problému, nastáva čas na definovanie akčného plánu zlepšovania. Nápravné opatrenia sú zmeny, ktoré musia byť vykonané, aby sa analyzovaný proces približoval k ideálnemu stavu a bol efektívny a výkonný. Nápravne opatrenia by spĺňať tri požiadavky:
  • definovanie výstupu, obsahu, postupnosti realizácie,
  • definovanie jasných priamych vzťahov medzi zákazníkmi a dodávateľmi produktov a služieb,
  • eliminovanie dvojitých činností prestojov a meškaní.
  1. Definovanie cieľa. Nápravné opatrenia majú prispieť k naplneniu cieľového stavu. Cieľ má byť SMART (špecifický, merateľný, dosiahnuteľný, reálny a časovo obmedzený).
  2. Zostavenie akčného plánu zlepšovania (definícia úloh, zodpovednosti a časov realizácie).
  3. Verifikácia úloh z akčného plánu zlepšovania.
  4. Diskusia so zainteresovanými stranami. Je nesmierne dôležité komunikovať so všetkými zainteresovanými stranami (a najmä tými, koho sa týka akčný plán resp. koho sa dotýka cieľový stav). V tomto kroku sa má dosiahnuť konsenzus medzi všetkými dotknutými osobami a oddeleniami, v opačnom prípade to môže ohroziť implementáciu akčného plánu. 
  5. Schválenie.  V prípade, že zodpovedný riešiteľ A3 Reportu nie je manažérom s potrebnými právomocami, je nutné schválenie akčného plánu zodpovedným vedúcim, ktorý má v kompetencii uvoľnenie zdrojov na realizáciu opatrení. 
  6. Implementácia riešení a pravidelný monitoring plnenia úloh.
  7. Zhodnotenie výsledkov. V tejto fáze je nutné overiť účinnosť opatrení, a to meraním vopred stanovených ukazovateľov a porovnaním so želateľným stavom. V prípade, že sa plány nenaplnili, skúma sa príčina neúspechu. Na základe toho sa musí aktualizovať a upraviť akčný plán a znovu overiť jeho účinnosť.

Stránka A3 report, bola vytvorená v spolupráci s Yuliou Šurinovou.