Ako produktívne využiť Home office?

    Aktuálna situácia nás prinútila ochraňovať našich zamestnancov v čo najväčšej miere. Jedným zo spôsobov, ktorým sme si pomohli, je použitie štatútu Home office.  V minulosti sme viacerí žili v predstave, že ak je človek na Home office, neodvedie toľko práce, ako keď sedí v kancelárii. 

Napadlo Vás, koľko času venujete kontrole svojich kolegov, ak sú v kancelárii? 

V našich predstavách znamená Home office pre zamestnanca niečo ako dovolenku, pričom  je človek prihlásený na počítači a v systéme, ale vlastne tak či tak jeho čas trávi pozeraním sa na telku :)

Všetci "manažéri", ktorí majú svoj tím a ten je momentálne na Home office, majú dnes obrovskú možnosť ako analyzovať prácu a zároveň porozmýšlať, ako prácu zefektívniť a získať čo najvyššiu pridanú hodnotu pre svoj tím a pre firmu. 

Čo ale namiesto toho robíme? Aby sme sa cítili spokojne a dôležito, tak niektorí z nás naplánujú pravidelné stretnutia, ideálne video-konferencie, snažíme sa definovať a zadať viacej pracovných úloh, nastavujeme si potvrdenie o prečítaní mailov a ideálne dáme do kópie aj ľudí, ktorí s danou úlohou nemajú v podstate nič spoločné. Po určitom čase zisťujeme, že máme v tíme ľudí , ktorým práca z domu nejde a náplň práce nie je kompatibilná s Home-office statusom.

Predtým ako vôbec niekoho pošleme na home-office, mala by existovať rýchla analýza:

1. určiť procesy a role, ktoré môžu pracovať z domu,
2. preverenie existencie kompatibility medzi našimi očakávaniami a možnosťami zamestnanca na Home office. Ideálne pridať aj pohľad IT zabezpečenia,
3. v prípade potreby upravenie pracovnoprávnych zmlúv,
4. premyslenie spôsobu zadávania úloh a ich vyhodnocovania.

Na Home office sa dá pozrieť ako na príležitosť a nie ako na nutné zlo. V podrobnejšej analýze práce môžeme získať nový pohľad na už zabehnuté procesy.

     A čo potrebujeme k tomu, aby sme sa na Home office vedeli pozrieť inak ako z pohľadu nedôvery a podozrievania?

Tu je krátky návod :

• Overme si, či zamestnancom všetko z domu funguje a či si zmenili ešte heslo v práci.
• Ponúknime zamestnancovi flexibilný pracovný čas. 
• Potvrďme si, či máme všetky potrebné vedomosti o teoretickej naplní práce tímu.
• Určime si kľúčové oblasti úloh.
• Pravidelne diskutujme so zamestnancom o plnení úloh v rámci našich očakávaní. Na základe predošlého si vytvorme spoločný plán úloh na deň, týždeň, mesiac.
• Získavajme pravidelne spätnú väzbu a sumár aktivít, ktorým sa kolegovia venovali v ten daný deň.
• Vytvorme si excel tabuľku :)

Toto spracovanie trvá cca 5-10 minút za celý týždeň na jedného zamestnanca. Čo ale s týmito dátami ? Pokiaľ nie je vo Vašom záujme dokazovať, že Vaši zamestnanci na home-office skutočne pracujú, je pre Vás táto tabuľka zbytočná.

Pridaná hodnota sa môže ukázať vtedy, ak tieto údaje prepojíme s plnením cieľov v rámci zadefinovaných projektov, ktoré firma plánuje dosiahnuť. 

A prečo s týmto vlastne strácať čas?

      Podnikanie je o zisku. Vedenie a riadenie ľudí je ale o niečom inom. Ak sa vieme pozrieť na jednotlivé aktivity s nadhľadom, prídeme na to, že ľudia sa v tíme venujú činnostiam, ktoré sú s veľmi malou pridanou hodnotou. Naopak nestíhajú aktivity, ktoré by mohli priniesť vyššiu pridanú hodnotu a taktiež im chýbajú zdroje, ktoré pomáhajú splneniu cieľov a jednotlivých aktivít .

Teraz je čas, kedy sa môžeme venovať aj tejto oblasti a zvýšiť efektivitu našich procesov a činností našich kolegov. Keď sa znova rozbehnú kolesá ekonomiky, vrátime sa opäť do sveta, v ktorom víťazí operatíva nad zlepšovaním.

Aj toto môže byť jeden zo spôsobov ako byť produktívny.  :)