KPI alebo ako riadiť firmu efektívnejšie

11.10.2021

Téma, o ktorej sa veľa píše a diskutuje. Pre kolobeh života vo firmách sú KPI nevyhnutnou súčasťou. Sú vo všetkých spoločnostiach tieto KPI rovnaké? Dajú sa medzi sebou porovnávať? Podľa mojich skúseností neexistuje na tieto otázky jednoznačná odpoveď.

KPI sa líšia naprieč rôznymi druhmi priemyslu, typu spoločnosti alebo podľa veľkosti spoločnosti.

V spoločnostiach, ktoré poznám, sú veľké rozdiely v procese fungovania KPI. Sú spoločnosti, ktoré majú 5 KPIčiek a stačí im to. Naopak sú spoločnosti, ktoré majú viac ako 20 a stále hľadajú dôvody, prečo to nefunguje. Rovnako je, zvyčajne, rozdiel aj v tom, na čo sa vlastne KPI používajú.

Napríklad:

Vyhodnocovanie samotnej výkonnosti podniku.
Sledovanie a vyhodnocovania plnenia krátkodobých, ale aj dlhodobých cieľov.
Plnenie stratégie spoločnosti.
A možno Vy nájdete aj iné.

Z mojej praxe, spoločnosti takmer vôbec nesledujú vlastné napĺňanie stratégie a dlhodobých plánov. Možno som nemal šťastie, ale väčšina mojich skúseností hovorí o KPI, ktoré sa orientujú hlavne na plnenie operatívnych, teda krátkodobých cieľov. Ak sa pozrieme ale na úlohu vlastnej stratégie, tak je to škoda.

Tvorba a sledovanie stratégie prináša veľkú pomoc, a to práve v tom, aby sme nezostali len pri riešení operatívy, ale zároveň aj budovali budúcnosť spoločnosti.

A čo by mohli byť tie pravidlá, ktoré nám niečo prinesú?

1. Správny KPI mix. Tak ako v kuchyni, vo vzťahoch, tak aj v práci je dôležitý správny mix komponentov. Ak sú dobre namixované, môžu spoľahlivo riadiť spoločnosť (profitabilitu, ciele oddelení a procesov, likvidita a iné...).

2. Správny čas. Nastavenie cieľov v správnom čase a následne preklopenie do praxe. Rovnako výstupy a dáta online sú zárukou rýchlej reakcie na prípadné odchýlky. Takisto aj frekvencia vyhodnocovania cieľov je dôležitá vzhľadom na možnosti ako ovplyvniť neželaný stav v čo najkratšom čase.

3. Analýza príčin a dôsledkov. Pre každé definované KPI by sme mali mať porozumenie v tom, čo znamená, ako sa meria a čo nám hovoria prípadné odchýlky. Ak sa vyskytne odchýlka, je nutné poznať dôvody a na tých postupne pracovať.

4. Retrospektíva. Pohľad do minulosti alebo poučenie sa z nej môže pomôcť vyhýbať sa chybám. To, čo sa dialo v minulosti, možno nezodpovedá presne dnešnej realite, ale môže nás to naviesť na lepšiu cestu za splnením našich aktuálnych cieľov.

5. Prepojenie KPI na stratégiu. Pomáha nám nelimitovať sa na ciele definované v súčastnosti. Stratégia nám môže pomôcť v časoch, keď i napriek neschopnosti plniť aktuálne ciele vieme, že ideme správnou cestou.

"Nemôžete riadiť to, čo nemeriate" (W.Edwards Deming)

A ako teda správne nastaviť KPI? Existuje veľa spôsobov a rovnako aj Vy sami máte rôzne skúsenosti. Mne sa v praxi osvedčil tento model:

Jednou z dôležitych úloh manažmentu je nastavit ciele tak, aby boli SMART. Čo to slovíčko znamená asi nemusím popisovať, ale predsa len to uvediem

S - špecifický

M - merateľný

A - dosiahnuteľný

R - uskutočniteľný

T - časovo ohraničený

Dôležitým aspektom pri procese práce s KPI je aj ich komunikácia zamestnancom všetkých úrovni. Je dôležité poznať nielen ciele, dosahovanú aktuálnu úroveň, ale aj spôsob ako ciele zlepšovať. Sami dobre viete, že najviac ľudia poznajú ciele a strategické smerovanie tesne pred alebo po audite.

Čo sú ale tie dôležité aspekty pre samotnú výkonnosť podniku ?

Za mňa sú to tieto:

Jasne zadefinované KPI, ktoré definujú náš business, stratégiu a ciele.
Pravdivé, dôveryhodné dáta, ktorým veríme. Ideálne je, ak sú automatizované bez možnosti ovplyvnenia kýmkoľvek.
Pravidelné porovnávanie a analýza finančného a výrobného plánu. Definovanie kritických aspektov a zároveň rozdielov medzi oboma plánmi.
Existuje štandard výpočet KPI
V prípade, ak vieme o zmenách v objemoch, nákladoch. aktualizovať plán a rovnako aj aktivity. Tieto je potrebné urobiť okamžite po zistení, že sa nám niektorí z ukazovateľov mení.
Vyhodnotenie alternatív, tzv. plán "B". Definovanie rôznych scenárov vývoja, modelovanie rôznych situácií a pripravenie aktivít, ktoré môžu prichádzať do úvahy.
Neustále vyhodnocovanie business situácie. Konkurencia, trh, zákazníci sú neustálym zdrojom zmien. Preto by sme mali byť schopní sledovať tieto zmeny vo finačných, ako aj operatívnych ukazovateľoch.
Neustále sa zlepšujte a dávajte si väčšie výzvy.

Ak potrebujete poradiť tak klik sem: Info@produktivne.sk